HelferOrga

Einsatzplanung, zu Ende gedacht.

Für Planer und Helfer in Sanitätsdiensten und Hilfs­organisationen.

Die Dienstliste in HelferOrga: Dienste nach Kalenderwoche, mit Ort, Treffpunkt, Fahrzeugen und wie viele Helfer eingeteilt sind
Dieselbe Dienstliste auf dem Telefon, als Karten mit einem Knopf zum Melden

Dienste anlegen, Einsatzkräfte einteilen, Fahrzeuge und Material disponieren – und jede Einsatzkraft hat ihren Dienst in der Tasche. Vom Auftrag bis zum Stundennachweis an einem Ort.

Für wen

Für alle, die
Sanitätsdienste stellen.

Mit angestellten Kräften oder im Ehrenamt, zu planen ist dasselbe: Positionen besetzen, Fahrzeuge zuordnen und alle rechtzeitig zum Treffpunkt bringen.

Private Sanitäts­dienste Vom Auftrag bis zur Abrechnung.
  • Auftraggeber im Adressbuch.
  • Ein Leseblick für den Auftraggeber – ohne Konto, nur mit Link.
  • Stundennachweis je Einsatzkraft und ein Jahresbericht.
  • Eigene Word-Vorlagen auf eurem Briefpapier.
Hilfs­organisationen Sanitätsdienste mit Ehrenamt.
  • Dienstbörse mit direkter Zusage oder Losverfahren.
  • Gruppen und Wachen – jede sieht, was sie angeht.
  • Überörtliche Unterstützung zwischen zwei Verbänden.
  • Name, Zeichen und Hausfarbe eures Verbands.

Planung

Alles, was ein Dienst braucht.

01Übersicht

Was fehlt, steht oben.

Die Übersicht eines Dienstes sagt, was noch offen ist: Positionen ohne Namen, fehlende Qualifikationen, Fahrzeuge ohne Abfahrt. Ein Klick führt in den Bereich, der fehlt.

02Dienstplan

Einteilen per Ziehen.

Namen auf die Kachel eines Rettungsmittels ziehen – oder in Tabelle und Zeitstrahl, wenn Schichten auseinandergehen. Wer eine Position nicht besetzen darf, dem sagt es das Programm, bevor der Plan hängt.

03Dienstbörse

Offene Plätze füllen sich.

Einen Dienst ausschreiben, den Aushang mit QR-Code in die Gruppe schicken – Wer sich meldet, steht Sekunden später in der Liste der Planung. Zusage direkt oder nach Anmeldeschluss per Los.

04Fuhrpark

Fahrzeuge und Material.

Der Fuhrpark weiß, welches Fahrzeug frei ist, wann HU, UVV und Sicherheitsprüfung fällig sind und was gerade kaputt ist. Einen Schaden meldet, wer ihn sieht – vom Telefon, mit Foto.

Im Kleinen

Und alles, was sonst
auf einem Zettel stünde.

Abfahrt, rückwärts gerechnet.

Vor Ort um, minus Fahrzeit ab der Wache – über die Straße gerechnet.

Der Aushang.

Ein Bild mit QR-Code für die Gruppe.

Suche über alles.

Dienst, Person, Adresse oder Dokument – mit / oder Strg K.

Der Weg zurück zu gestern.

Frühere Fassungen des Dienstplans – ansehen und wiederherstellen.

Stunden, bestätigt.

Die Einsatzkraft meldet, wer den Dienst geführt hat, bestätigt.

Umstieg aus Excel.

Die Helferliste aus einer CSV-Datei: Spalten zuordnen, Vorschau, fertig.

Blätter, die fertig herauskommen.

Dienstplan, Abfahrten und Zusammenfassung – als PDF oder Word.

Dahinter: Personal mit Qualifikationen und Ablaufdaten, Rollen mit Vertretung im Urlaub, Adressbuch, eine Schnittstelle für eigene Auswertungen – und ein Ereignislog, das festhält, wer wann was geändert hat.

Einsatzkräfte

Der Dienst in der Tasche.

Wann, wo, mit wem und in welcher Kleidung – dazu der Knopf, der die Navigation startet. Im Browser jedes Telefons, ohne etwas zu installieren.

Die Dienstbörse auf dem Telefon mit freien Plätzen und dem Knopf zum Melden
Der Dienstzettel: Tag, Zeit, Ort, Navigation, Treffpunkt, Ansprechpartner, Kleidung und was mit muss
  • Kalender-Abo Die eigenen Dienste im Kalender des Telefons.
  • Einchecken Per QR-Code am Treffpunkt – die Ankunft steht auf der Liste.
  • Stunden Selbst melden, und sehen, was bestätigt ist.
  • Abwesenheiten Selbst eintragen – die Planung sieht sie beim Einteilen.
  • Schaden melden Mit Foto, direkt am Fahrzeug.
  • Passkey Gesicht oder Finger statt Passwort.

Bald Die App für iPhone und Android. Bis dahin läuft alles im Browser.

Anpassbar

So aufgebaut
wie eure Organisation.

Ein Verein ist anders aufgestellt als ein Unternehmen. Deshalb legt ihr Rollen, Rechte und Listen selbst fest und bekommt nur die Bereiche, die ihr wirklich braucht.

Eine Rolle für den Gerätewart.

Eine neue Rolle fängt ohne Rechte an – angehakt wird, was sie darf.

Vertretung, die von selbst endet.

Im Urlaub übernimmt jemand eine zweite Rolle bis zu einem festen Tag.

Eine Leiste ohne Ballast.

Bausteine, die ihr nicht nutzt, blenden wir aus. Die Daten bleiben.

  • Eigene Rollen. Die mitgelieferten Rollen benennt ihr um, weitere legt ihr selbst an, etwa Disposition, Gerätewart oder Ärztliche Leitung.
  • Rechte zum Abhaken. 25 Einzelrechte, für jede Rolle einzeln. Wer nur für seine Gruppe plant, sieht auch nur deren Dienste.
  • Vertretung auf Zeit. Im Urlaub übernimmt jemand eine zweite Rolle bis zu einem festen Tag. Danach endet sie von selbst.
  • Eure Listen. Qualifikationen, Gruppen, Wachen, Rettungsmittel, Dienstkategorien und Kleiderordnung pflegt ihr selbst.
  • Nur, was ihr braucht. Dienstbörse, Material, Zeitnachweis, Karte, Kalender-Abo und mehr sind einzelne Bausteine. Was ihr nicht nutzt, blenden wir aus, ohne dass Daten verloren gehen.
  • Schwellen und Fristen. Ab wann ein Dienst als unterbesetzt gilt, wann Fristen warnen und wie lange Daten bleiben, stellt ihr ein.

Erscheinungsbild

Euer Name. Eure Farbe.
Hell oder dunkel.

HelferOrga wird neutral ausgeliefert. Name, Zeichen, Hausfarbe und Briefpapier pflegt ihr selbst ein – Knöpfe und Leiste folgen von allein, und die Blätter kommen auf eurem Briefpapier heraus.

Beispiel
Erscheinungsbild

Dazu gehören Kurz- und voller Name, Schriftzug und Signet, die Hausfarbe für hell und dunkel, Briefpapier und Wahlspruch – zu sehen in der Leiste, auf der Anmeldeseite, auf dem Aushang und auf den Blättern.

Datenschutz

Eure Daten bleiben eure.

Server in Deutschland.

HelferOrga läuft auf einem Server von Hetzner in einem deutschen Rechenzentrum.

1

Datenbank pro Organisation. Jede Organisation hat ihre eigene Datenbank und ihre eigene Adresse.

0

Tracker. Keine Werbung, keine Analysewerkzeuge. Das einzige Cookie ist das für die Anmeldung.

  • Verschlüsselte Sicherungen, für jede Organisation getrennt.
  • Zwei-Faktor-Anmeldung und Passkeys. Mit einer Authenticator-App oder ganz ohne Passwort.
  • Automatische Löschfristen. Einmal am Tag wird gelöscht, was seine Frist erreicht hat. Die Fristen legt jede Organisation selbst fest.
  • Selbstauskunft. Jede Einsatzkraft sieht, was über sie gespeichert ist, und kann die Löschung selbst beantragen.
  • Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO. Unterauftragsverarbeiter sind die Hetzner Online GmbH (Server) und die STRATO GmbH (E-Mail), beide in Deutschland.
  • Datenexport. Alle Daten lassen sich jederzeit als eine Datei herunterladen, auch für einen Wechsel.

Herkunft

Gebaut von jemandem,
der selbst plant.

HelferOrga ist aus dem Wunsch entstanden, die Organisation und Planung von Sanitätsdiensten einfacher und offener zu machen. Dafür bringt es an einem Ort zusammen, was sonst über Tabellen, Listen und Gruppennachrichten verteilt ist: wer eingeteilt ist und welche Qualifikationen er mitbringt, welche Fahrzeuge fahren, welches Material mitmuss, welche Mängel offen sind und wer wie viele Stunden geleistet hat.

Die Planung sieht, was fehlt, und alle, die mitfahren, sehen ihren Dienst – mit Treffpunkt, Uhrzeit und Fahrzeug.

Bereit für den nächsten Dienst?

Bald könnt ihr hier Kontakt mit uns aufnehmen.